Como evitar erros nos pagamentos feitos pela sua empresa

O Contas a Pagar é a área financeira responsável por toda e qualquer saída de caixa da empresa, ou seja, gerencia e acompanha todas as despesas, além de administrar todas as obrigações financeiras que precisam ser liquidadas, como água, luz, pagamento de funcionários e compras de fornecedores, entre outros. 

Gestores financeiros têm diversas atribuições para conseguir manter o caixa da empresa em ordem. Uma delas é fazer todos os pagamentos na data de vencimento para honrar os compromissos e evitar custos extras. Porém, por erros em operações manuais e esquecimentos, essa ação tão simples pode acabar sendo feita de maneira indevida e gerar muitos transtornos. 
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Principais transtornos que erros nos pagamentos podem causar

Os problemas mais comuns causados por erros no pagamento e que devem ser evitados ao máximo são:

• Custos excedentes para a empresa por processos, multas, juros, mora e até processos judiciais;

Os custos extras gerados por erros e esquecimentos podem ir de multas a processos judiciais, passando por perda de credibilidade e de vantagens em negociações com credores. 

A falta do depósito de uma rescisão de trabalho, na data correta, por exemplo, é dor de cabeça na certa. 

• Retrabalho para equipe de contas a pagar;

Fazer um trabalho novamente é algo que ninguém gosta. Ainda mais se para resolvê-lo terá que ligar para o banco ou atender ligações de cobrança dos credores. Isso deve ser evitado porque é perda de tempo que poderia estar sendo melhor empregado em outras tarefas ou até mesmo em descanso. 

• Atrasos;

O atraso no pagamento é prejudicial para ambas as partes. Se o erro for por esquecimento, o credor não recebe no dia previsto pelo serviço prestado e a sua empresa arca com os juros e mora. Se foi ocasionado por erro de digitação, ainda tem a demora do estorno que pode levar até 5 dias úteis para o banco realizar a operação.

• Estremece a relação com a empresa credora e funcionários.

Nada pior do que manchar a imagem da sua empresa e perder a confiança dos credores e seus funcionários por ter esquecido de pagar seus compromissos no dia certo, não é mesmo? 

Para que nada disso ocorra, a melhor maneira de evitar problemas é programar os pagamentos em uma plataforma de automação financeira, o que excluirá a margem de erros e esquecimentos. Essa é a solução ideal para empresas que têm muitos pagamentos para fazer durante o mês. 
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Por que investir em automação?

A Fintera, por exemplo, possui a funcionalidade ‘Contas a Pagar’ onde é possível registrar pagamentos que serão feitos de maneira única ou recorrente. Depois que os dados no sistema forem preenchidos, a automação fará todo o resto e ainda emitirá notificações de lembrança na véspera. 

Com poucos cliques, você navega por suas contas, caso tenha mais de uma, e tem uma visão detalhada das movimentações realizadas pela sua empresa. Pode otimizar ações de cobranças com regras, juros e prazos, destinar recursos para pagar contas e dar continuidade ao planejamento do seu negócio. 
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Importância do equilíbrio entre o ‘Contas a Pagar’ e ‘Contas a Receber’ 

É importante frisar que é a partir das transações do ‘Contas a Pagar’ e ‘Contas a Receber’ que o Gestor Financeiro avalia a saúde financeira da empresa . Por isso, é de extrema importância que tais movimentações ocorram de maneira equilibrada. 

Com isso, é possível realizar uma projeção financeira e saber se haverá um saldo positivo ou negativo, prevenir fraudes, atrasos, erros e pagamentos em duplicidade e definir quais serão as próximas ações sem surpresas no orçamento. Essas são apenas algumas das facilidades que uma plataforma de automação de processos financeiros pode oferecer às empresas. 
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Soluções da Fintera para organizar o financeiro da empresa

Alerte-me
Alertas de vencimento por email

Você cadastra sua conta e recebe, em seu e-mail, um lembrete do lançamento que irá expirar um dia antes da data do vencimento e pode se programar para não esquecer de cobrar pagamentos atrasados de clientes ou renegociar prazos com seu fornecedor. 

Automatização de Contas
Programa lançamentos recorrentes e parcelados

O Financeiro gera mais praticidade na rotina da sua equipe, com ele é possível automatizar a criação de contas no período desejado para contas normais, recorrentes e parceladas.

Emissão de recibos
Comprovantes simplificados

Comprove o recebimento ou pagamento de um serviço. Com poucos cliques, emita recibos simples para seus clientes e fornecedores e garanta um registro próprio no histórico de contas do seu negócio.

Anexe documentos
Centraliza documentos e facilita consulta

Nos lançamentos de Contas a Pagar e a Receber podem ser anexados diversos documentos como faturas, boletos, recibos, notas fiscais, planilhas e até fotos em extensões variadas (XLS, PPT, DOC, GIF, PNG, JPG, XML, PDF e TXT). 

Dessa forma, além de servir como comprovantes e fonte de consulta, você não compromete a memória dos computadores ou espaço na rede da sua empresa, não perde tempo com inúmeras pastas e preserva e restringe o acesso ao histórico de clientes e fornecedores. Os anexos ficam arquivados online, centralizados em um único ambiente - sem risco de perdê-los e podem ser acessados de qualquer lugar.

Relatórios
Resumo qualitativo e quantitativo

Com poucos cliques, você tem acesso a relatórios completos que permitem fazer uma análise de forma analítica e com gráficos de todo o negócio, além de saber quais clientes estão com pagamentos atrasados e em quanto tempo, quais lançamentos já foram conciliados no dia ou quanto foi pago a um determinado fornecedor em um ano. 
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Diz o ditado popular que errar é humano. Por isso, cada vez mais soluções tecnológicas estão sendo criadas para otimizar todas operações financeiras para que erros não ocorram mais.

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